Algemeen

Standaard programma

Verantwoordelijkheid
De EventBranche Borrel is een samenwerking tussen EventBranche en de desbetreffende locatie. Productioneel is de locatie eindverantwoordelijk.

Gebruik gegevens EventBranche Borrel bezoekers
EventBranche deelt de gegevens van de bezoekers met de locatie. Gezien de wetgeving De locatie dient hier discreet mee om te gaan. Deze gegevens mogen niet worden gedeeld met andere deelnemende partijen.

Partners
EventBranche werkt samen met een aantal preferred partners. Aanvullende partners (catering, techniek, personeel, entertainment etc.) van de locatie dienen van tevoren aangegeven te worden.
Belangrijk: niets zomaar toe zeggen, altijd eerst overleggen met EventBranche.

EventBranche stelt het zeer op prijs wanneer er ook vanuit de locatie interesse wordt getoond naar de preferred partners. Er moet minimaal een keer contact zijn geweest tussen de locatie en de preferred partners.
Vanzelfsprekend doet EventBranche dat op haar beurt met alle supporting partners van de locatie.

Exposure
Er worden geen banieren geplaatst op locatie. Het gaat om de presentatie van het product, het live moment. Alle andere vormen van exposure gaan in goed overleg.

Uitnodigingsbeleid
De leden van EventBranche ontvangen een persoonlijke uitnodiging. Indien nodig wordt er nog een reminder verstuurd. Een lid van EventBranche mag altijd iemand introduceren (eenmalig) of een collega meenemen.
Eventprofessionals die individueel melden en kennis willen maken worden eenmalig gratis toegelaten.

Uitnodigen relaties
De locatie is vrij om eigen relaties uit te nodigen. Hiervoor wordt een eigen vouchercode aangemaakt. Partners van EventBranche en de locatie mogen 5 relaties uitnodigen. Ook zij ontvangen hiervoor een vouchercode.

Programma
​EventBranche verzorgt het plenair programma. Het programma wordt locatieafhankelijk samengesteld en kan bestaan uit een spreker(s), workshops etc. EventBranche is een netwerkorganisatie. Het stimuleren van persoonlijk contact staat daarom ook hoog in prioriteit.

Taakverdeling

​Locatie
Catering, personeel, techniek en eventueel entertainment.

Catering
De catering dient maaltijd vervangend te zijn. Gasten zijn tussen 16.00 uur en 20.30 uur aanwezig op de locatie. Het is daarbij aan te raden om in ieder geval een aantal vaste uitgifte punten te maken zodat er altijd ergens iets te krijgen is.

Techniek
In de ontvangstruimte en borrelruimte moeten schermen worden geplaatst t.b.v. de logoloop. Schermen worden aangestuurd vanaf een laptop.

Entertainment
Is zeker niet altijd noodzakelijk. Entertainment wordt tijdens het netwerken ook snel als storend ervaren. De inzet van entertainment gaat in goed overleg met EventBranche.

EventBranche
​Promotie, bezoekers, kennis, bezoekersregistratie (website en aanmeldtraject), hostessen (ontvangst bij entree ) beveiliging/ gastheren, professionele fotografie, videocompilatie en ondersteunend horecapersoneel. (zie hiervoor de uitleg bij partners)

Exposure

EventBranche zorgt voor zoveel mogelijk exposure rondom het evenement, de bezoekers, het plenaire programma etc.

Op locatie worden er logo’s van alle deelnemende partijen op schermen getoond. De content hiervoor wordt gemaakt door EventBranche. Alle betrokken partijen worden hierop getoond.

In het aanmeldingstraject worden alleen de preferred partners van EventBranche getoond, de locatie en eventueel grote partners van de locatie. ( op verzoek van de locatie) Denk aan bijvoorbeeld een cateraar/ av leverancier of decorateur.

Exposure voor de locatie en preferred partners houdt in exposure in berichtgevingen rondom de EventBranche borrels. In dit geval hebben we het over persoonlijke mailingen, nieuwsbrieven,  aanmeldsite en eventuele borrelverslagen.

Op de aanmeldsite worden de preferred partners getoond op de partnerpagina. Het logo van de locatie kan indien wenselijk worden meegenomen op de homepage. Het logo wordt dan opgemaakt in de foto.

De supporting partners worden genoemd op de partnerpagina. Ook worden zij zoals eerder genoemd meegenomen in de logo exposure op locatie tijdens het event.

• 15.15 uur Deuren open nieuwkomers
• 16.00 uur Start nieuwkomers sessie
• 16.00 uur Deuren open bezoekers plenair programma
• 16.00 uur Deuren open reguliere bezoeker
• 16.50 uur Einde nieuwkomers sessie
• 17.00 uur Welkom door EventBranche en locatie
• 17.10 uur Start plenair gedeelte
• 18.00 uur Afronding plenair gedeelte + aankondiging catering en eventuele bijzonderheden rondom het netwerken
• 20.30 uur Einde programma, de gasten verlaten de locatie

Techniek

Voorbeeld

Grote zaal:            Scherm, beamer, laptop, 3 microfoons en 2 headsets.
Eventuele breakout rooms:    Beamer of scherm + laptop. (catering: klein hapje + drankje)
Logo exposure:            Een aantal schermen bij de ontvangst en in de borrelruimte waarop logo’s  
en andere content zichtbaar zijn..


Plenair gedeelte
​
Audio
Er dient zowel een bedraade (geleverd door de AV supplier) als een draadloze aftak van de zaalversterking geleverd worden.
Gedurende het gehele plenaire gedeelte dient er professionele audiovisuele ondersteuning te zijn.
Tevens is deze verantwoordelijk voor de kwaliteit van de draadloze en de bedraade aftak van de zaalversterking die wij gebruiken voor de registratie.
 
Belichting
Tijdens elke Event Branche Borrel dient de gehele podium opstelling professioneel te zijn uitgelicht met voldoende licht niveau voor een video registratie
Bij interactie met het publiek dienen ook de zitplaatsen van het publiek uitgelicht te worden
Vooraf en gedurende het plenaire gedeelte dient er een technicus aanwezig te zijn, die niveau aanpassingen aan de belichting kan uitvoeren.
 
Podium opstelling
Bij elke Event Branche borrel moet rekening gehouden worden dat deze met één camera geregistreerd wordt. Doordat deze op een vaste positie staat is het bereik beperkt, bij interactie met publiek moet dus rekening gehouden worden met de opstelling zodat ook het publiek goed zichtbaar wordt.

Communicatie

Er zijn in de aanloop naar de borrel verschillende momenten waarin we aandacht besteden aan de EventBranche Borrel in de nieuwsbrief/ op de website. Bekendmaking nieuwe partners, locatienieuws, sprekers/ programma etc. Nooit te vaak maar vaak wel wekelijks.
​
6 tot 4  weken voor de borrel

• Vullen aanmeldsite, opstellen uitnodigingsmails etc.
• Zodra aanmeldsite klaar is: Aankondiging evenement in de nieuwsbrief.

Z.S.M. na de 1e aankondiging in de nieuwsbrief

• Versturen van persoonlijke uitnodiging naar alle leden en relaties van EventBranche.
• Redactionele aandacht in de EventBranche Nieuwsbrief. (indien mogelijk wekelijks)
• Eventuele verdere gerichte uitnodiging bepalen.

2 weken voor de borrel

• Indien nodig wordt er een reminder gestuurd.

1 week voor de borrel

• Indien nodig wordt er een reminder gestuurd.

Dinsdag voor de borrel

• Indien nodig een last call.

1 week voor de borrel

• Versturen e-ticket en routebeschrijving.
• Screening gastenlijst
• Sluiting gastenlijst

Na de borrel

• Z.s.m. na de borrel worden de foto’s en video gepubliceerd in de nieuwsbrief zodra deze in bezit zijn van EventBranche.
• Foto’s en video worden ook direct aan de locatie aangeleverd zodra in bezit van EventBranche.
• De bezoekerslijst wordt direct aangeleverd bij de locatie zodra in bezit van EventBranche. ​

Partners

EventAssist (Deelnemer registratie)
EventAssist verzorgt het complete uitnodigings- en registratietraject voor evenementen. Een strakke uitnodiging, een mooie website en een eenvoudige en overzichtelijke registratie zijn hierbij een must. Dat begrijpen we bij EventAssist als geen ander. Samen met jou creëren we de optimale communicatiestroom rondom jouw evenement. Snel, persoonlijk en efficiënt.

Kronenburg (hostessen)
Een sprankelende Hostess of Host voor uw event, een ervaren Teamleider, een elegant Hospitality Model, een professionele Gastvrouw of Gastheer, een doortastende Conference Assistant op uw congres, een meedenkende Eventmanager, een gastvrije Receptionist of een fris & enthousiast Promotieteam? Gekleed in een zakelijk formeel uniform of hippe outfit? Kronenburg heeft het!  
Kronenburg levert iedere EventBranche Borrel 2 á 3 hostessen die de registratie verzorgen van de bezoekers. Zij scannen het e-ticket van de bezoeker bij binnenkomst.

Clickshots (professionele fotografie)
Clickshots is een efficiënt fotomarketing product dat bestaat uit de combinatie van een (aan uw persoonlijke wensen aan te passen) online fotoalbum en fotografische diensten en producten die op eenvoudige wijze naadloos geïntegreerd kunnen worden in elke website. Clickshots legt  verslag van alle EventBranche LIVE momenten d.m.v. een professionele fotograaf.

Crowd Support (gastheren/ beveiliging)
Crowd Support is gespecialiseerd in evenementenbeveiliging en crowd management services. Hun dienstverlening kenmerkt zich door een focus op evenementenveiligheid welke in balans is met hostmanship. Als toonaangevende organisatie zetten zij hun kennis en ervaring maximaal in voor het ondersteunen en ontzorgen van u als organisator.
Crowdsupport levert 2 gastheren/ vrouwen en staan als welkom bij de deur en zijn flexibel inzetbaar waar nodig.

Coby-IFS
Coby-IFS is één van Europa’s grootste verhuurbedrijven van vloerbedekking en meubilair voor evenementen,
beurzen tentoonstellingen, congressen en seminars. Coby-IFS garandeert u absolute kwaliteit in materiaal en service. Coby-IFS verzorgt de volledige invulling van uw evenement m.b.t. meubilair en tapijt. Inclusief: advies, verhuur, transport en plaatsen.

Sharingbox
Sharingbox is een marketing tool die het maken van een foto als excuus gebruikt om gegevens te verzamelen. We brengen data met een glimlach! Met sharingbox weten wij de merk visibiliteit te verhogen op events en sociale netwerken. Door het maken, versturen, delen en printen van een foto helpen we merken om dichterbij hun doelgroep te komen en contact met hen te behouden. Verder is het gewoon zo dat mensen het erg leuk om een foto te maken op een leuk moment en deze ook nog eens direct uitgeprint te krijgen als tastbare herinnering.

​